Der Kunde benötigte ein Tool, das die elektronische Unterzeichnung von Dokumenten für alle Beteiligten bei CPK ermöglicht.

Als SOFTIQ fungierten wir als Unterauftragnehmer in Zusammenarbeit mit EUVIC. Wir erstellten einen Teil des Systems für eine breitere Palette von Änderungen.

Die größte Herausforderung bestand darin, ein Werkzeug zu entwickeln, das einfach und intuitiv zu bedienen ist. Es musste eine Lösung entwickelt werden, die effizient mit 250 gleichzeitig arbeitenden Nutzern arbeitet und 30 Mb-Dateien verarbeiten kann. Die Anwendung funktioniert durch die Angabe einer Liste von Personen und die Festlegung der Reihenfolge, in der sie Dokumente unterschreiben sollen. Mehrere Dokumente können innerhalb eines einzigen Arbeitsablaufs unterzeichnet werden. Für die Unterzeichnung kann sowohl eine nicht qualifizierte Signatur, die von einer internen Autorisierungsstelle ausgestellt wird, als auch eine qualifizierte Signatur verwendet werden. Hierfür wurde die Komponente DSS (Digital Signature Service (europa.eu)) verwendet.

Das System ist für vier Nutzer designt:

• Systemadministratoren - Funktionen der Systemverwaltung
• Koordinatoren - Festlegung und Verwaltung des Dokumentenumlaufs
• Interne Benutzer - Personen, die in direktem Zusammenhang mit der CPK stehen und in der Lage sind, die Umlaufdokumente mit qualifizierten und nicht qualifizierten Signaturen einzureichen und zu paraphieren
• Externe Benutzer - Auftragnehmer und alle anderen CPK-Stakeholder. Diese Personen können nur eine qualifizierte Signatur verwenden.

Systemadministratoren, Koordinatoren und interne Benutzer haben Zugriff auf die interne Anwendung, die in das Active Directory-System von CPK integriert ist.
Externe Benutzer verwenden eine öffentlich zugängliche externe Anwendung, zu der sie vorübergehend Zugang erhalten, indem sie eine E-Mail mit einem Zugangslink erhalten.
Für den Aufbau des Systems haben wir Open-Source-Technologien und eine DSS-Komponente verwendet.

Das Projekt wurde nach der Wasserfallmethode in Standardphasen durchgeführt:

• Phase I: Analyse
• Phase II: Projekt
• Phase III: Implementierung
• Phase IV: Test
• Phase V: Umsetzung und Workshops

Das Projekt dauerte 6 Monate, wovon die Analysephase etwa 6 Wochen in Anspruch nahm. Ein detaillierter Prototyp des Systems wurde dann zusammen mit dem Kunden entwickelt.

SignFlow unterstützt CPK bei der täglichen Arbeit, die bei einem so großen Unternehmen mit einer großen Anzahl von Dokumenten verbunden ist. Das Tool, das die elektronische Unterzeichnung von Dokumenten unterstützt, wirkt sich auf die Effizienz der Arbeit der Organisation aus, verkürzt den Bearbeitungsprozess und senkt die Kosten erheblich.